Les fêtes sont de bons moments pour souffler un peu ! Elles sont parfaites pour déstresser et renforcer les liens avec nos proches. Pour en profiter pleinement, l’organisation doit être impeccable. Il va falloir tenir compte de plusieurs points pour réussir ce pari.
Plan de l'article
Le choix de la date
Selon l’évènement, vous pourriez avoir la possibilité de choisir la date ou non. Pour les anniversaires par exemple, les choix sont plus limités. Vu qu’il s’agit d’une petite fête, vous devez vous assurer que tous les invités seront présents. Si la majorité des invités ne viennent pas, l’ambiance serait peu festive. Il existe des outils qui permettent de choisir facilement les dates d’évènement en tenant compte de la disponibilité des convives. En général, vous créez un évènement avec plusieurs options pour la date. Vous envoyez ensuite le lien à vos différents invités qui pourront choisir la plage horaire qui les arrange le plus. N’oubliez pas de mentionner le dernier délai pour le retour afin d’éviter des réponses trop tardives.
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L’envoi des invitations
Ici, la création de cartes d’invitation dépendra du nombre d’invités. Il est évident que pour une vingtaine de convives, vous pouvez tout gérer par téléphone. Vu aussi, qu’il est question d’une petite fête, cela devrait suffire. Mais, assurez-vous que chaque invité ait bien reçu votre message. Si vous tenez à expédier des cartes d’invitation, vous pourrez recourir à un professionnel. Mais, si vous avez un petit budget, vous pouvez créer votre carte en utilisant plusieurs outils gratuits sur internet. Il existe également des imprimeries en ligne qui proposent des tarifs vraiment très intéressants.
Le lieu
Si vous avez assez d’espace dans votre maison ou dans votre appartement, vous pourriez y faire votre petite fête. Il faut compter en moyenne 1 m² pour deux personnes debout. Pour la danse, prévoyez 1 m² par personne. Pour fêter tranquillement chez vous, n’oubliez pas de prévenir le voisin. Vous pourriez privatiser un petit espace en ville si votre domicile n’est pas adapté. Rapprochez-vous d’un petit restaurant ou d’un petit bar puis renseignez-vous sur les possibilités de privatiser le lieu. Cette option devrait revenir moins chère que la location d’une véritable salle de fête.
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La thématique et la décoration
Généralement, la décoration dépend du thème de la fête. Les thématiques sont très variées, des plus simples aux plus fun. Si vous choisissez une thématique, veuillez faire des recherches approfondir pour ne pas louper la décoration. Le cas échéant, l’ambiance serait désagréable. Les invités porteraient des vêtements en inadéquation avec la décoration. Sachez que vous n’êtes pas obligé de choisir un thème. Dans ce cas, on vous recommande de choisir le moins de couleurs que possibles pour la décoration. Deux ou trois couleurs seront parfaites. Pour l’achat des kits de décorations, pensez à Aliexpress, le Bon Coin, etc.
Étant donné qu’il s’agit d’une petite fête qui réunit peu de monde, le choix du menu devrait être plus simple. Vous connaissez sans doute le plat préféré de chaque convive, harmonisez donc le menu en tenant compte de ces détails. Si vous avez un important budget, faites appel à un traiteur. Autrement, un food truck ou un barbecue professionnel serait économique pour une fête en extérieur.
Les boissons
Vous aurez plus de marges de manœuvre si la fête est programmée plusieurs mois ou semaines en avance. Vous pourrez ainsi profiter des promotions des supermarchés pour faire le plein. En ce qui concerne les jus et les vins, on vous recommande de faire recours aux producteurs locaux. Ces derniers vous feront gagner quelques ristournes.
L’ambiance
Pour une ambiance vraiment festive, pensez principalement à la musique, mais aussi aux jeux. Faire appel à un DJ n’est pas une nécessité. Vous pourriez juste préparer une bonne playlist que vous laisserez tourner pendant la fête. Si vous avez des enfants, n’oubliez pas de leur créer quelques stands de jeux. Les jeux pour adulte doivent également être de la partie.
Les cadeaux
Tout dépend de l’idée derrière la fête. Si c’est une fête surprise en l’honneur de quelqu’un, vous pourrez opter pour un cadeau en commun ou individuel. Le plus important serait d’offrir un cadeau vraiment original. Si vous prévoyez une cagnotte, le faire en ligne est beaucoup plus simple. N’oubliez pas de partager le lien avec vos convives.
Les activités et animations
Les activités et animations sont l’essence même d’une fête réussie. Si vous avez opté pour un thème, pensez à bien choisir des jeux en rapport avec celui-ci. Par exemple, si votre soirée a pour thème les années 80, une session de karaoké ou une compétition sur la piste de danse serait parfaite.
Il existe aussi des jeux universels comme le jeu du ‘Post-It’ qui consiste à écrire sur un papier une célébrité ou un personnage connu, puis de le coller dans le dos d’un invité sans qu’il ne s’en rende compte. Ce dernier devra alors poser des questions aux autres convives pour découvrir qui il incarne.
Les animations peuvent être variées selon vos envies et celles de vos amis. Vous pouvez, par exemple, organiser un atelier DIY (Do It Yourself) où chacun réalise sa propre décoration personnalisée.
N’oubliez pas que les petits jeux d’ambiance permettent souvent de briser la glace entre des personnes qui ne se connaissent pas très bien encore.
Un petit conseil : préparez quelques idées d’activités au préalable afin que tout se passe sans stress pendant la soirée !
La gestion des imprévus et des invités surprises
Même si vous avez tout prévu, il faut garder son calme. Inutile de paniquer et de stresser vos invités avec des problèmes mineurs. Essayez plutôt d’avoir une attitude positive et détendue face à la situation.
Si un invité surprise se présente à votre porte, ne le rejetez pas ! Accueillez-le avec un sourire et de gentillesse et intégrez-le dans la soirée en l’incluant rapidement aux activités en cours.
En cas de problème technique comme une musique qui saute ou un plat brûlé, essayez toujours de trouver une solution rapide avant que les convives ne s’en rendent compte. Vous pouvez par exemple mettre une autre playlist en attendant ou servir un apéritif improvisé pendant la cuisson du plat suivant.
S’il y a eu une dispute entre deux convives, essayez aussi d’apaiser les tensions sans prendre parti pour l’un ou l’autre. Proposez-leur éventuellement de discuter ensemble calmement afin de régler leur différend.
N’hésitez pas à solliciter l’aide des autres invités si vous êtes dépassé(e) par les événements. Ensemble, vous pourrez sûrement trouver des solutions efficaces !